Je recruitment tijdelijk opschalen doe je het snelst door extra recruitmentcapaciteit van buiten in te huren. Bijvoorbeeld een interim recruiter die een paar maanden in je team meewerkt, of een recruitmentbureau dat losse vacatures voor je invult. Welke oplossing het beste past, hangt af van het aantal vacatures, hoe lang de drukte duurt en hoeveel je zelf in handen wilt houden.
Herkenbaar? Je bedrijf groeit, er komt een nieuwe afdeling bij of je eigen recruiter valt een tijdje uit. Ineens staan er tien vacatures open in plaats van twee. Je HR-team doet zijn best, maar recruitment komt bovenop verzuim, contracten en alles wat er verder speelt. Kandidaten wachten te lang op een reactie, goede mensen haken af en de werkdruk op de werkvloer loopt op. In deze blog lees je wanneer het tijd is om je recruitment tijdelijk op te schalen, welke opties je hebt en hoe je dat aanpakt zonder in te leveren op kwaliteit.
Wanneer moet je recruitment tijdelijk opschalen?
Je schaalt recruitment tijdelijk op als het aantal vacatures of de complexiteit ervan groter is dan wat je eigen team aankan, maar die drukte niet blijvend is. Dit zijn de situaties die we het vaakst tegenkomen:
Groei.
Een nieuwe vestiging, een extra productielijn of een groot project binnengehaald. Meerdere functies moeten tegelijk worden ingevuld.
Een piek in vacatures.
Door seizoensdrukte, een reorganisatie of meerdere mensen die tegelijk vertrekken.
Uitval van je eigen recruiter.
Ziekte, zwangerschapsverlof of vertrek, en ineens ligt alles stil.
Moeilijk vervulbare functies.
Vacatures die maanden openstaan vragen veel meer tijd en specialistische aanpak dan je had ingepland.
Een HR-team dat overloopt.
Recruitment is maar één van de vele taken, en blijft daardoor liggen.
Speelt een van deze situaties langer dan een paar weken? Dan kost niet opschalen je meestal meer dan wel opschalen. Een openstaande vacature betekent werk dat blijft liggen, collega’s die overwerken en een grotere kans op een snelle, verkeerde keuze. En een mismatch kost al snel €40.000 tot €75.000.
Wat doe je als je HR-team recruitment niet meer aan kan?
Als je HR-team recruitment niet meer aankan, haal je tijdelijk extra recruitmentcapaciteit binnen die het werven overneemt of naast je team meewerkt. Zo houdt HR ruimte voor de rest van het werk en blijven je vacatures niet liggen.
Hoe weet je dat het zover is? Let op deze signalen:
- Kandidaten wachten dagen of weken op een reactie.
- Vacatures staan langer open dan je gewend bent.
- Leidinggevenden klagen dat er niets gebeurt met hun vacature.
- Ander HR-werk, zoals verzuimbegeleiding of onboarding, schiet erbij in.
- Je kiest sneller voor “iemand die wel oké lijkt” omdat er tijdsdruk is.
Herken je er twee of meer? Dan is het tijd om in te grijpen. Begin met een eerlijk overzicht. Hoeveel vacatures staan er open, welke zijn het moeilijkst in te vullen en hoe lang verwacht je deze drukte? Splits daarna de moeilijke functies van de vacatures die vaker voorkomen, want die vragen een andere aanpak. En haal dan de capaciteit binnen die past bij wat je ziet.
5 manieren om snel extra recruitment-capaciteit te krijgen
Er is niet één juiste oplossing. Hieronder zetten we de meest gebruikte opties eerlijk naast elkaar.
1. Taken binnen je HR-team herverdelen
De snelste en goedkoopste stap: prioriteiten stellen en taken anders verdelen. Werkt prima voor een korte piek. Duurt de drukte langer, dan schuif je het probleem alleen op. Ander HR-werk blijft liggen en de kans op uitval in je eigen team groeit.
2. Een vaste recruiter aannemen
Verwacht je dat het aantal vacatures blijvend hoger wordt, dan is een eigen recruiter een logische stap. Maar je moet die recruiter eerst zelf vinden, en dat kost tijd. Voor een tijdelijke piek is het bovendien een zware oplossing.
3. Een interim recruiter inhuren
Een interim recruiter werkt tijdelijk als onderdeel van je team mee, op locatie of op afstand. Hij of zij pakt meerdere vacatures tegelijk op, van vacaturetekst en sourcing tot gesprekken. Je haalt direct capaciteit en kennis in huis, zonder langdurige verplichting. Dit is meestal de beste oplossing als de drukte een paar maanden duurt en het om meer dan één of twee vacatures gaat.
4. Werving en selectie uitbesteden
Gaat het om een paar specifieke functies, zoals een productiemanager of een ervaren projectleider? Dan kun je die vacatures uitbesteden aan een recruitmentbureau. Je betaalt per geplaatste kandidaat en het bureau neemt het hele proces over. Bij Xelect is dat via werving en selectie, met een fee van 22% van het bruto jaarsalaris, of 20% bij meerdere vacatures.
5. Kandidaten uit een bestaand netwerk
Moet één vacature écht snel worden ingevuld? Dan kan een bureau dat al een netwerk van gesproken kandidaten heeft, binnen enkele dagen profielen aanleveren. Bij Xelect heet dat Quick & Carefully, voor €500 ontvang je geschikte kandidaten die we de recent nog persoonlijk hebben gesproken.
Het mooie is, je kunt deze opties combineren. Bijvoorbeeld een interim recruiter voor de bulk aan vacatures en werving en selectie voor die ene sleutelfunctie.
Zo werkt een interim recruiter van Xelect
Bij Xelect huur je een ervaren recruitment consultant in die als interim recruiter tijdelijk binnen jouw organisatie meewerkt. In het kort:
- Duur: meestal 3 tot 6 maanden, met een minimum van 200 uur. Verlengen kan.
- Inzet: bijvoorbeeld 2 dagen per week, op locatie, op afstand of een combinatie.
- Kosten: tussen de €70 en €90 per uur, afhankelijk van het niveau van de consultant.
- Wat de recruiter doet: recruitment tijdelijk gedeeltelijk of volledig overnemen, van vacatureteksten en direct search tot gesprekken en contact met kandidaten.
- Wat je erbij krijgt: we kijken ook mee naar hoe jullie recruitment is ingericht, zodat je na de opdracht sterker staat.
- Ervaring: in de bouw, maakindustrie, techniek, logistiek, zakelijke dienstverlening en de publieke sector in Noord- en Midden-Limburg.
Je hebt één vast aanspreekpunt dat jouw organisatie kent. Geen wisselende gezichten, maar iemand die echt onderdeel wordt van je team.
Uit de praktijk.
Wonen Limburg
Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je bij Wonen Limburg. De woningcorporatie merkte dat recruitment meer focus en specialistische kennis vroeg dan ze intern konden bieden. Ze hadden zowel moeilijk invulbare functies als vacatures die vaker terugkomen, en die vragen elk een andere aanpak. Wonen Limburg koos voor een samenwerking via de dienst recruitment consultant. Twee recruiters van Xelect werkten deels intern op kantoor in Roermond mee. De een richtte zich op de moeilijk invulbare vacatures, de ander op de bulk. Om écht te snappen wat de functies vroegen, liepen de recruiters aan het begin mee in de buurtwinkels van Wonen Limburg. Door korte lijnen en regelmatig overleg konden ze snel schakelen, ook met kandidaten. Het resultaat? Nieuwe medewerkers die een waardevolle aanvulling zijn op de teams. Iris Beelen, P&O-adviseur bij Wonen Limburg, zegt het zo:
“Xelect schakelt snel, werkt transparant en voelt als een verlengstuk van onze organisatie. Dat maakt echt het verschil.”
Tijdelijk opschalen, structureel sterker.
Carefully Xelected.
Recruitment tijdelijk opschalen hoeft geen ingewikkeld traject te zijn. Kijk eerlijk naar hoeveel vacatures er openstaan, hoe lang de drukte duurt en wat je team zelf aankan. Kies dan de oplossing die daarbij past, een interim recruiter voor meerdere vacatures, werving en selectie voor sleutelfuncties of een combinatie van beide. Zo houd je de vaart erin, voorkom je dure mismatches en sta je na de piek sterker dan ervoor.
Twijfel je wat het slimst is voor jouw organisatie? Bel of mail Kay Dings, dan kijken we samen wat past. Gewoon even sparren, onder het genot van een bakje koffie en als het even kan met een stukje vlaai erbij.
Veelgestelde vragen over tijdelijke recruitment.
Hoe krijg je snel extra recruitmentcapaciteit?
De snelste manier is een interim recruiter inhuren die tijdelijk in je team meewerkt, of een recruitmentbureau inschakelen dat vacatures voor je invult. Een interim recruiter is vooral geschikt als je meerdere vacatures tegelijk hebt. Bij Xelect zijn onze recruitment consultants direct inzetbaar, op locatie of op afstand.
Wat kost het om recruitment tijdelijk op te schalen?
Dat hangt af van de oplossing. Een interim recruiter van Xelect kost tussen de €70 en €90 per uur, met een minimum van 200 uur. Bij werving en selectie betaal je 22% van het bruto jaarsalaris per geplaatste kandidaat, of 20% bij meerdere vacatures. Via Quick & Carefully ontvang je voor €500 kandidaten uit ons netwerk, met een eindfee van 20% bij aanname.
Hoelang huur je een interim recruiter in?
Meestal 3 tot 6 maanden, afhankelijk van hoe lang de drukte duurt. Bij Xelect geldt een minimum van 200 uur, bijvoorbeeld 2 dagen per week gedurende ongeveer 3 maanden. Verlengen is mogelijk.
Interim recruiter of vaste recruiter: wat is beter?
Een interim recruiter is beter bij tijdelijke drukte, zoals groei, een piek in vacatures of uitval van je eigen recruiter. Een vaste recruiter past beter als het aantal vacatures blijvend hoog is. Veel organisaties starten met een interim recruiter en beslissen daarna of een vaste functie nodig is.
Kan een interim recruiter naast ons HR-team werken?
Ja. Een interim recruiter van Xelect werkt samen met je HR-team en neemt recruitment tijdelijk over of vult aan waar nodig. Zo houdt HR ruimte voor andere taken, en kijken we tegelijk mee hoe jullie recruitment structureel beter kan.